AGB

© Hotelverband Deutschland (IHA) e.V. Stand: November 2014
ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN FÜR VERANSTALTUNGEN (STAND: NOVEMBER 2014)
1 GELTUNGSBEREICH
1.1 Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von
Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen des Hotels zur Durchführung von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen und Präsentationen etc.
sowie für alle in diesem Zusammenhang für den Kunden erbrachten weiteren Leistungen
und Lieferungen des Hotels.
1.2 Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen sowie
die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Hotels in Textform, wobei § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB
abbedungen wird, soweit der Kunde nicht Verbraucher ist.
1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher
ausdrücklich vereinbart wurde.
2 VERTRAGSABSCHLUSS, -PARTNER, HAFTUNG, VERJÄHRUNG
2.1 Vertragspartner sind das Hotel und der Kunde. Der Vertrag kommt durch die Annahme des
Antrags des Kunden durch das Hotel zustande. Dem Hotel steht es frei, die Buchung der
Veranstaltung in Textform zu bestätigen.
2.2 Das Hotel haftet für von ihm zu vertretende Schäden aus der Verletzung des Lebens, des
Körpers oder der Gesundheit. Weiterhin haftet es für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beziehungsweise auf einer
vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzung von vertragstypischen Pflichten des Hotels beruhen. Einer Pflichtverletzung des Hotels steht die eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen gleich. Weitergehende Schadensersatzansprüche, soweit in Ziffer 9 nicht
anderweitig geregelt, sind ausgeschlossen. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des
Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare
beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten.
Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, das Hotel rechtzeitig auf die Möglichkeit der Entstehung eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen.
2.3 Alle Ansprüche gegen das Hotel verjähren grundsätzlich in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht bei Schadensersatzansprüchen und bei sonstigen
Ansprüchen, sofern letztere auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung
des Hotels beruhen.
3 LEISTUNGEN, PREISE, ZAHLUNG, AUFRECHNUNG
3.1 Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden bestellten und vom Hotel zugesagten Leistungen zu erbringen.
3.2 Der Kunde ist verpflichtet, die für diese und weitere in Anspruch genommenen Leistungen
vereinbarten bzw. geltenden Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch für vom Kunden
direkt oder über das Hotel beauftragte Leistungen, die durch Dritte erbracht und vom Hotel
verauslagt werden. Insbesondere gilt dies auch für Forderungen von Urheberrechtsverwertungsgesellschaften.
3.3 Die vereinbarten Preise verstehen sich einschließlich der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Steuern.
Bei Änderungen der gesetzlichen Umsatzsteuer oder der Neueinführung, Änderung oder
Abschaffung lokaler Abgaben auf den Leistungsgegenstand nach Vertragsschluss werden
die Preise entsprechend angepasst. Bei Verträgen mit Verbrauchern gilt dieses nur, wenn
der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung vier Monate überschreitet.
3.4 Rechnungen des Hotels ohne Fälligkeitsdatum sind binnen zehn Tagen ab Zugang der
Rechnung ohne Abzug zahlbar. Das Hotel kann die unverzügliche Zahlung fälliger Forderungen jederzeit vom Kunden verlangen. Bei Zahlungsverzug des Kunden gelten die gesetzlichen Regelungen. Dem Hotel bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten.
3.5 Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss vom Kunden eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung, zum Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie, zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können im Vertrag in Textform
vereinbart werden. Bei Zahlungsverzug des Kunden gelten die gesetzlichen Regelungen.
3.6 In begründeten Fällen, zum Beispiel Zahlungsrückstand des Kunden oder Erweiterung des
Vertragsumfanges, ist das Hotel berechtigt, auch nach Vertragsschluss bis zu Beginn der
Veranstaltung eine Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung im Sinne vorstehender Ziffer
3.5 oder eine Anhebung der im Vertrag vereinbarten Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung bis zur vollen vereinbarten Vergütung zu verlangen.
3.7 Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer
Forderung des Hotels aufrechnen oder verrechnen.
4 RÜCKTRITT DES KUNDEN (ABBESTELLUNG, STORNIERUNG)
4.1 Ein Rücktritt des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen Vertrag ist nur möglich,
wenn ein Rücktrittsrecht im Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde, ein sonstiges gesetzliches Rücktrittsrecht besteht oder wenn das Hotel der Vertragsaufhebung ausdrücklich zustimmt. Die Vereinbarung eines Rücktrittsrechtes sowie die etwaige Zustimmung zu einer
Vertragsaufhebung sollen jeweils in Textform erfolgen.
4.2 Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom
Vertrag vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktrittsrecht des
Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum Rücktritt gegenüber dem Hotel ausübt.
4.3 Ist ein Rücktrittsrecht nicht vereinbart oder bereits erloschen, besteht auch kein gesetzliches Rücktritts- oder Kündigungsrecht und stimmt das Hotel einer Vertragsaufhebung nicht
zu, behält das Hotel den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung trotz Nichtinanspruchnahme der Leistung. Das Hotel hat die Einnahmen aus anderweitiger Vermietung der
Räume sowie die ersparten Aufwendungen anzurechnen. Die jeweils ersparten Aufwendungen können dabei gemäß den Ziffern 4.4, 4.5 und 4.6 pauschaliert werden. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe
entstanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei, dass ein höherer Anspruch entstanden
ist.
4.4 Tritt der Kunde erst zwischen der 8. und der 4. Woche vor dem Veranstaltungstermin
zurück, ist das Hotel berechtigt, zuzüglich zum vereinbarten Mietpreis 35% des entgangenen Speisenumsatzes in Rechnung zu stellen, bei jedem späteren Rücktritt 70% des Speisenumsatzes.
4.5 Die Berechnung des Speisenumsatzes erfolgt nach der Formel: Vereinbarter Menüpreis x
Teilnehmerzahl. War für das Menü noch kein Preis vereinbart, wird das preiswerteste 3-
Gang-Menü des jeweils gültigen Veranstaltungsangebotes zugrunde gelegt.
4.6 Wurde eine Tagungspauschale je Teilnehmer vereinbart, so ist das Hotel berechtigt, bei
einem Rücktritt zwischen der 8. und der 4. Woche vor dem Veranstaltungstermin 60%, bei
einem späteren Rücktritt 85% der Tagungspauschale x vereinbarter Teilnehmerzahl in
Rechnung zu stellen.
5 RÜCKTRITT DES HOTELS
5.1 Sofern vereinbart wurde, dass der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist kostenfrei vom
Vertrag zurücktreten kann, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits berechtigt, vom
Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten
Veranstaltungsräumen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels mit angemessener Fristsetzung auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet.
5.2 Wird eine gemäß Ziffer 3.5 und/oder Ziffer 3.6 vereinbarte oder verlangte Vorauszahlung
oder Sicherheitsleistung auch nach Verstreichen einer vom Hotel gesetzten angemessenen Nachfrist nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
5.3 Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag außerordentlich zurückzutreten, insbesondere falls
– Höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des
Vertrages unmöglich machen;
– Veranstaltungen oder Räume schuldhaft unter irreführender oder falscher Angabe oder
Verschweigen wesentlicher Tatsachen gebucht werden; wesentlich kann dabei die Identität des Kunden, die Zahlungsfähigkeit oder der Aufenthaltszweck sein;
– das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich
des Hotels zuzurechnen ist;
– der Zweck bzw. der Anlass der Veranstaltung gesetzeswidrig ist;
– ein Verstoß gegen Ziffer 1.2 vorliegt.
5.4 Der berechtigte Rücktritt des Hotels begründet keinen Anspruch des Kunden auf Schadensersatz.
6 ÄNDERUNGEN DER TEILNEHMERZAHL UND DER VERANSTALTUNGSZEIT
6.1 Eine Erhöhung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% muss dem Hotel spätestens fünf
Werktage vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt werden; sie bedarf der Zustimmung des Hotels, die in Textform erfolgen soll. Der Abrechnung wird die tatsächliche Teilnehmerzahl
zugrunde gelegt, mindestens aber 95% der vereinbarten höheren Teilnehmerzahl. Ist die
tatsächliche Teilnehmerzahl niedriger, hat der Kunde das Recht, den vereinbarten Preis
um die von ihm nachzuweisenden, aufgrund der geringeren Teilnehmerzahl zusätzlich ersparten Aufwendungen zu mindern.
6.2 Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% soll dem Hotel frühzeitig, spätestens bis fünf Werktage vor Veranstaltungsbeginn, mitgeteilt werden. Der Abrechnung wird
die tatsächliche Teilnehmerzahl zugrunde gelegt, mindestens jedoch 95% der letztlich vereinbarten Teilnehmerzahl. Ziffer 6.1 Satz 3 gilt entsprechend.
6.3 Bei Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das Hotel berechtigt, die
bestätigten Räume, unter Berücksichtigung der gegebenenfalls abweichenden Raummiete,
zu tauschen, es sei denn, dass dies dem Kunden unzumutbar ist.
6.4 Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung und
stimmt das Hotel diesen Abweichungen zu, so kann das Hotel die zusätzliche Leistungsbereitschaft angemessen in Rechnung stellen, es sei denn, das Hotel trifft ein Verschulden.
7 MITBRINGEN VON SPEISEN UND GETRÄNKEN
Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen.
Ausnahmen bedürfen einer Vereinbarung mit dem Hotel. In diesen Fällen wird ein Beitrag
zur Deckung der Gemeinkosten berechnet.
8 TECHNISCHE EINRICHTUNGEN UND ANSCHLÜSSE
8.1 Soweit das Hotel für den Kunden auf dessen Veranlassung technische und sonstige
Einrichtungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und auf Rechnung
des Kunden.
Der Kunde haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Er
stellt das Hotel von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen frei.
8.2 Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des
Stromnetzes des Hotels bedarf dessen Zustimmung. Durch die Verwendung dieser Geräte
auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen des Hotels gehen zu Lasten des Kunden, soweit das Hotel diese nicht zu vertreten hat. Die durch die
Verwendung entstehenden Stromkosten darf das Hotel pauschal erfassen und berechnen.
8.3 Der Kunde ist mit Zustimmung des Hotels berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und
Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das Hotel eine Anschlussgebühr
verlangen.
8.4 Bleiben durch den Anschluss eigener Anlagen des Kunden geeignete Anlagen des Hotels
ungenutzt, kann eine Ausfallvergütung berechnet werden.
8.5 Störungen an vom Hotel zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden nach Möglichkeit umgehend beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten
oder gemindert werden, soweit das Hotel diese Störungen nicht zu vertreten hat.
9 VERLUST ODER BESCHÄDIGUNG MITGEBRACHTER SACHEN
9.1 Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden sich auf
Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. im Hotel. Das Hotel übernimmt für
Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für Vermögensschäden,
außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels. Hiervon ausgenommen sind
Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Zudem sind
alle Fälle, in denen die Verwahrung aufgrund der Umstände des Einzelfalls eine vertragstypische Pflicht darstellt, von dieser Haftungsfreizeichnung ausgeschlossen.
9.2 Mitgebrachtes Dekorationsmaterial hat den brandschutztechnischen Anforderungen zu
entsprechen. Das Hotel ist berechtigt, dafür einen behördlichen Nachweis zu verlangen.
Erfolgt ein solcher Nachweis nicht, so ist das Hotel berechtigt, bereits eingebrachtes Material auf Kosten des Kunden zu entfernen. Wegen möglicher Beschädigungen sind die Aufstellung und Anbringung von Gegenständen vorher mit dem Hotel abzustimmen.
9.3 Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung
unverzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde dies, darf das Hotel die Entfernung und
Lagerung zu Lasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände im Veranstaltungsraum, kann das Hotel für die Dauer des Vorenthaltens des Raumes eine angemessene Nutzungsentschädigung berechnen.
10 HAFTUNG DES KUNDEN FÜR SCHÄDEN
10.1 Sofern der Kunde Unternehmer ist, haftet er für alle Schäden an Gebäude oder Inventar,
die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden.
10.2 Das Hotel kann vom Kunden die Stellung einer angemessenen Sicherheitsleistung, zum
Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie, verlangen.
11 SCHLUSSBESTIMMUNGEN
11.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrages, der Antragsannahme oder dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollen in Textform erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam.
11.2 Erfüllungs- und Zahlungsort sowie ausschließlicher Gerichtsstand – auch für Scheck- und
Wechselstreitigkeiten – ist im kaufmännischen Verkehr … [Bitte Ort eintragen, wahlweise
Standort des Hotels oder Sitz der Betreibergesellschaft des Hotels]. Sofern ein Vertragspartner die Voraussetzung des § 38 Absatz 2 ZPO erfüllt und keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand… [Bitte Ort eintragen, wahlweise Standort
des Hotels oder Sitz der Betreibergesellschaft des Hotels].
11.3 Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts und des Kollisionsrechts ist
ausgeschlossen.
11.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.
The German version of our Terms & Conditions takes precedence over the English version. In case of doubt, the German version shall be taken as reference.
© Hotelverband Deutschland (IHA) e.V. Version: November 2014
GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR EVENTS (VERSION: NOVEMBER 2014)
1 SCOPE OF APPLICABILITY
1.1 These terms and conditions shall apply to contracts for the rental of the hotel’s conference,
banquet, and convention rooms for events such as banquets, seminars, conferences, exhibitions and presentations, etc., as well as all other additional services and goods performed/provided in connection therewith by the hotel for the customer.
1.2 The hotel’s prior consent in written form is required if the rooms, areas, or display cases
are to be rented or sublet to a third party, or if invitations are issued for introductory interviews, sales promotions, or similar events, whereby section 540, para. 1, sentence 2 German Civil Code (BGB) is waived insofar as the customer is not a consumer.
1.3 The customer’s general terms and conditions shall apply only if this is previously expressly
agreed.
2 CONCLUSION OF CONTRACT, PARTIES, LIABILITY, STATUTE OF LIMITATIONS
2.1 The hotel and the customer are the contracting parties. The contract shall come into force
upon the hotel’s acceptance of the customer’s offer. At its discretion, the hotel may confirm
the room reservation in written form.
2.2 The hotel is liable for harm inflicted on life, limb and physical health. Further it is liable for
other damage caused with full intent or gross negligence or due to intentional or grossly
negligent violation of obligations typical for the contract. A breach of obligation of the hotel
is deemed to be the equivalent to a breach of a statutory representative or vicarious agent.
All other claims for damages are excluded, if not determined differently in this No. 9.
Should disruptions or defects in the performance of the hotel occur, the hotel shall act to
remedy such upon knowledge thereof or upon objection by the customer made without undue delay. The customer shall be obliged to undertake actions reasonable for him to eliminate the disruption and to keep any possible damage to a minimum. In addition, the customer shall be obliged to notify the hotel in due time if there is a possibility that extraordinarily extensive damage may be incurred.
2.3 Any claims against the hotel shall generally be time-barred one year after the commencement of the general statute of limitations period. This shall neither apply to damage claims
nor to claims which are based on an intentional or grossly negligent breach of obligation by
the hotel.
3 SERVICES, PRICES, PAYMENT, SET-OFF
3.1 The hotel is obligated to render the services ordered by the customer and agreed upon by
the hotel.
3.2 The customer is obligated to pay the agreed or applicable hotel prices for rooms provided
and for other services accepted. This also applies to services ordered by the customer directly or via the hotel, which a third party provides and the hotel disburses. In particular,
this applies to claims of copyright collecting agencies.
3.3 The agreed prices include all taxes in effect at the time of the conclusion of the contract.
If the statutory value added tax is changed or if local taxes concerning the services are
newly introduced, changed or abolished after these have been contractually agreed upon,
the prices will be adjusted.This only applies to contracts concluded with consumers, if four
months have passed between the conclusion and fulfilment of the contract.
3.4 Hotel invoices not stating a due date are payable without deduction and due within ten
days of receipt of the invoice. The statutory rules concerning the consequences of default
of payment apply. The hotel reserves the right to prove greater damage.
3.5 The hotel is entitled to require a reasonable advance payment or a security, such as a
credit card guarantee, from the customer upon conclusion of the contract. The amount of
the advance payment and payment dates may be agreed in written form in the contract.
The statutory rules concerning the consequences of default of payment apply.
3.6 In justified cases, e.g. the customer’s default in payment or expansion of the scope of the
contract, the hotel shall be entitled, also after the conclusion of the contract up to the commencement of the event, to demand an advance payment or a security within the meaning
of the above-mentioned No. 3.5 or an increase of the advance payment or a security
agreed in the contract up to the total agreed remuneration.
3.7 The customer may only set-off, reduce or clear a claim of the hotel with a claim which is
undisputed or decided with final, res judicata effect.
4 WITHDRAWAL OF THE CUSTOMER (CANCELLATION, ANNULMENT)
4.1 The customer can only withdraw from the contract concluded with the hotel, if a right of
withdrawal was explicitly agreed upon in the contract, another statutory right of withdrawal
exists or if the hotel gives its explicit consent to the withdrawal. The contractual agreement
of a right of withdrawal as well as the consent to withdrawal from the contract shall be in
written from.
4.2 Insofar as the hotel and customer have agreed upon a date for a cost-free withdrawal from
the contract, the customer may withdraw from the contract up to that date without incurring
payment or damage compensation claims by the hotel. The customer’s right of withdrawal
shall expire, if he does not exercise his right of withdrawal vis-à-vis the hotel by the agreed
date.
4.3 If a contractual right of withdrawal was not agreed or has expired, a statutory right of
withdrawal or cancellation is not given and the hotel does not give its consent to the cancellation of the contract the agreed hotel services shall be paid regardless of whether the
customer avails himself of the contractual services. The hotel must credit the income from
renting the rooms to other parties as well as for saved expenses. Saved expenses can be
assessed in a lump sum according to No. 4.4, 4.5 and 4.6. The customer is entitled to
prove that the above-mentioned claim has not accrued at all or has not amounted to the
demanded sum. The hotel is at liberty to show that a higher claim has arisen.
4.4 If the customer withdraws from the contract between the eighth and fourth week prior to the
date of the event, the hotel shall be entitled to charge – in addition to the agreed rent –
35% of lost food sales (70% of food sales for any later cancellation).
4.5 Food sales are calculated using the following formula: agreed menu price x the number of
participants. If no price had yet been agreed for the menu, then the least expensive threecourse menu in the current set of event offerings shall apply.
4.6 If a seminar flat rate per participant has been agreed, then the hotel shall be entitled to
charge, with a cancellation between the eighth and fourth week prior to the date of the
event, 60% of the seminar flat rate x the agreed number of participants (85% for any later
cancellation).
5 WITHDRAWAL OF THE HOTEL
5.1 Insofar as it was agreed that the customer can withdraw from the contract at no cost within
a certain period of time, the hotel is entitled for its part to withdraw from the contract during
this period of time, if inquiries from other customers regarding the contractually reserved
event rooms exist and the customer, upon inquiry thereof by the hotel, does not waive his
right of withdrawal.
5.2 If an agreed advance payment or an advance payment or a security demanded pursuant to
No. 3.5 and/or No. 3.6 is not made even after a reasonable grace period set by the hotel
has expired, then the hotel is likewise entitled to withdraw from the contract.
5.3 Moreover, the hotel is entitled to effect extraordinary withdrawal from the contract for a
materially justifiable cause, in particular if
– force majeure or other circumstances beyond the hotel’s control render the fulfilment of
the contract impossible;
– rooms or spaces are reserved with culpably misleading or false information or concealment regarding essential facts; the identity or solvency of the customer or the purpose
of his stay can constitute essential facts;
– the hotel has justified cause to believe that use of the hotel’s services might jeopardize
the smooth operation of the hotel, its security or public reputation, without being attributable to the hotel’s sphere of control or organization;
– the purpose or the cause of the event is illegal;
– there is a breach of the above-mentioned No. 1.2.
5.4 The justified withdrawal by the hotel constitutes no claims for damages for the tour operator.
6 CHANGES IN NUMBER OF PARTICIPANTS AND TIME OF EVENT
6.1 An increase of the number of participants by more than 5% shall be communicated to the
hotel no later than five working days before the beginning of the event; the hotel must give
its consent, preferably in written form. The invoice will be calculated on the basis of the actual number of participants and will be based on at least 95% of the agreed higher number
of participants. If the actual number of participants is lower, the customer has the right to
reduce the agreed price by the expenses saved – to be proven by him – due to the lower
number of participants.
6.2 A reduction in the number of participants of more than 5% should be communicated to the
hotel at an early stage but no later than five working days before the beginning of the
event. The invoice is based on the actual number of participants, at least 95% of the finally
agreed number of participants though. No. 6.1 sentence 3 applies accordingly.
6.3 If the number of participants changes by more than 10%, the hotel shall be entitled to
exchange the confirmed room reservations (taking into account the possibly different room
rent) unless this is unreasonable for the customer.
6.4 If the event’s agreed starting or ending times change and the hotel agrees to such deviations, the hotel may reasonably charge for the added cost of stand-by service, unless the
hotel is at fault.
7 BRINGING OF FOOD AND BEVERAGES
The customer may not bring food or beverages to events. Exceptions must be agreed with
the hotel. In such cases, a charge will be made to cover overhead expenses.
8 TECHNICAL FACILITIES AND CONNECTIONS
8.1 To the extent the hotel obtains technical and other facilities or equipment from third parties
for the customer at the customer’s request, it does so in the name of, with power of attorney and for the account of the customer.
The customer is liable for the careful handling and proper return of the equipment. The customer shall indemnify the hotel against all third-party claims arising from the provision of
the facilities or equipment.
8.2 Consent is required for the use of the customer’s electrical systems on the hotel’s electrical
circuit. The customer shall be liable for malfunctions of or damage to the hotel’s technical
facilities caused by using such equipment, to the extent that the hotel is not at fault. The
hotel may charge a flat fee for electricity costs incurred through such usage.
8.3 The customer is entitled to use his own telephone, fax, and data transfer equipment with
the hotel’s consent. The hotel may charge a connection fee.
8.4 If suitable hotel equipment remains unused because the customer’s own equipment is
connected, a charge may be made for lost revenue.
8.5 Malfunctions of technical or other equipment provided by the hotel will be remedied
promptly whenever possible. To the extent the hotel was not responsible for such malfunctions, payment may not be withheld or reduced.
9 LOSS OF OR DAMAGE TO PROPERTY BROUGHT IN
9.1 Customer shall bear the risk of damage or loss of objects on exhibit or other items including personal property brought into the event rooms/hotel. The hotel assumes no liability for
loss, destruction, or damage to or of such objects, also not for property damages, with the
exception of cases of gross negligence or intent on the part of the hotel. Excepted herefrom are cases of damage caused as a result of harm inflicted on life, limb and physical
health. In addition, all cases in which the safekeeping represents a contractually typical obligation due to the circumstances of the individual case, are excluded from this liability disclaimer.
9.2 Decorations brought in must conform to the fire protection technical requirements. The
hotel is entitled to require official evidence thereof. Should such proof not be given, then
the hotel shall be entitled to remove materials already brought in at the cost of the customer. Due to the possibility of damage, the hotel must be asked before objects are assembled
or installed.
9.3 Objects on exhibit and other items must be removed immediately following the end of the
event. If the customer fails to do so, the hotel may remove and store such at the customer’s expense. If the objects remain in the room used for the event, the hotel may charge a
reasonable compensation for use for the duration of withholding of the room.
10 CUSTOMER’S LIABILITY FOR DAMAGE
10.1 Insofar as the customer is an entrepreneur, he shall be liable for all damage to buildings or
furnishings caused by participants in or visitors to the event, employees, other third parties
associated with the customer and the customer itself.
10.2 The hotel may require the customer to provide reasonable security, such as a credit card
guarantee.
11 FINAL PROVISIONS
11.1 Amendments and supplements to the contract, the acceptance of offers, or these general
terms and conditions should be made in written form. Unilateral amendments or supplements by the customer are invalid.
11.2 For commercial transactions the place of performance and payment as well as, in the event
of litigation, including disputes for checks and bills of exchange, the exclusive court of jurisdiction is at [Bitte Ort eintragen, wahlweise Standort des Hotels oder Sitz der Betreibergesellschaft des Hotels]. Insofar as a contracting party fulfills the requirement of section 38.
Para. 2 of the German Code of Civil Procedure (ZPO), and does not have a place of general jurisdiction within the country, the courts at [Bitte Ort eintragen, wahlweise Standort
des Hotels oder Sitz der Betreibergesellschaft des Hotels] shall have jurisdiction.
11.3 The contract is governed by and shall be construed in accordance with German law. The
application of the UN Convention on the International Sale of Goods and the Conflict Law
are precluded.
11.4 Should individual provisions of these general terms and conditions for Events be or
become invalid or void, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected
thereby. The statutory provisions shall also be applicable.